源泉徴収票の前の職場からのもらい方と注意点を徹底解説！

転職やアルバイト・パートの掛け持ち、退職後にフリーランスへ転身など、現代では就業形態が多様化しています。そんな中、「源泉徴収票の前の職場からのもらい方」 をしっかり理解しておくことは非常に重要です。なぜなら、源泉徴収票は年末調整や確定申告に欠かせない書類であり、税金関連の手続きにおいて大きな役割を果たしているからです。

しかし、いざ前の職場へ源泉徴収票を依頼しようとすると「どうやって請求すればいいのか分からない」「書類が届かない場合はどうすればいいのか」といった悩みや疑問が発生するかもしれません。本記事では、そうした問題を解決し、「前の職場から源泉徴収票をスムーズにもらうための方法」について網羅的に解説します。

本記事を読むことで、以下のメリットが得られます。

  • 源泉徴収票の基礎知識が身につく
  • 前の職場からの請求手順が明確になる
  • トラブル時の対処法が分かる
  • 年末調整や確定申告に役立つ情報を把握できる

最後まで読めば、あなたが抱えている「源泉徴収票の前の職場からのもらい方」に関する不安は解消できるはずです。ぜひ、最後までお付き合いください。

1. 源泉徴収票とは？その基本的な役割と意義

まずは源泉徴収票とは何か、改めてその基本的な役割と意義について確認しましょう。

源泉徴収票とは

源泉徴収票とは、企業や事業所が給与所得者に対して支払った給与額や、そこから差し引いた所得税などを明記した書類です。給与明細と異なり、1年単位（1月1日～12月31日）で集計され、年末調整の結果や支払金額・源泉徴収税額がまとめられています。

源泉徴収票が必要となる主なケース

  1. 年末調整
    会社員の場合、年末調整は会社が一括で行います。転職をした場合、次の勤務先で年末調整を行う際に前の職場の源泉徴収票が必要です。

  2. 確定申告
    フリーランスや副業をしている場合、あるいは中途退職して年末調整を受けていない場合には確定申告が必要となるケースがあります。その際、年間の所得を正しく申告するために前の職場の源泉徴収票が必須となります。

  3. ローン審査
    住宅ローンや自動車ローンを組む際、金融機関から源泉徴収票の提出を求められることがあります。収入の証明として使用されるため、前職の収入も考慮される場合には必要です。

なぜ「前の職場からのもらい方」が重要か

  • 確定申告時に収入合計を誤るリスクを避ける
  • 次の職場で正しく年末調整を行うために必須
  • 過去の年度の情報が必要な場合には後からでも取り寄せることが可能

しかし、職場によっては退職後に自宅に郵送してくれるケースもあれば、自己申告しないと送ってくれないケースもあります。前の職場を離れた後だと、担当者との連絡が取りにくいこともあるため、どう取り寄せるかを理解しておく必要があります。

2. 源泉徴収票の前の職場からのもらい方：準備と確認事項

「源泉徴収票の前の職場からのもらい方」 をスムーズに進めるためには、まず以下の準備と確認事項を押さえておくと安心です。

  1. 前職の担当部署や担当者を特定する

    • 総務部、経理部、人事部など源泉徴収票の発行を管轄している部署に連絡します。
    • 退職時の手続き書類や雇用契約書に部署の連絡先が明記されている場合があります。

  2. 必要な個人情報や社員番号を整理しておく

    • 自分の氏名、退職日、在籍時の社員番号や従業員コードなどが分かるようにしておく。
    • 提出が必要な場合のため、マイナンバー（通知カードまたは個人番号カード）も把握しておくと良いでしょう。

  3. 希望の受け取り方法を検討する

    • 郵送で受け取りたいのか、メール添付が可能なのか、あるいは直接会社に行くのか。
    • 実際に多いのは郵送ですが、早めに手元に欲しい場合は担当者に相談することが大切です。

  4. 退職してから一定期間経過していないか

    • 退職した年度内であれば通常スムーズですが、数年経っている場合は会社が書類を保管しているか事前に確認が必要です。
    • 法律上、給与に関する書類は原則7年間保存されることになっています（※）。しかし、会社の合併や倒産などの事情で発行が困難になる場合もあります。

（※）参考：国税庁 会計帳簿等の保存期間

3. 前の職場から源泉徴収票を受け取るタイミングと理由

退職後すぐに取得した方が良い理由

退職時や退職直後に会社から自宅へ送付されるケースが一般的ですが、会社の都合や担当部署の作業スケジュールによっては数週間かかることもあります。また、転職先で年末調整が迫っている場合や、フリーランスなどで確定申告の準備をする必要がある場合は、早めに手元に用意しておくと安心です。

  • 退職月を含む年の年末調整で使う
  • 失業保険や各種公的手続きの証明にも利用できる場合がある
  • 確定申告の準備に時間的余裕ができる

転職先で年末調整を受ける場合

新しい職場に入社し、年末調整をしてもらう際には、必ず前の職場の源泉徴収票が必要になります。前職の所得情報がないと、正しい所得税額の計算ができず追徴課税や還付漏れが発生する可能性が高まります。

4. 前の職場に源泉徴収票を請求する具体的な手順

では具体的に、「源泉徴収票の前の職場からのもらい方」 をどのように進めれば良いか、手順を詳しく解説します。

  1. 問い合わせ先を確認する

    • まずは前の職場の総務・人事・経理など、源泉徴収票の発行を担当している部署を確認します。
    • 担当者名が分かっているとスムーズです。

  2. 自分の情報を整理する

    • 自分のフルネーム、当時の社員番号、勤務期間、退職日などをまとめておきます。
    • 相手に「誰の源泉徴収票をどの期間の分で発行すればいいのか」を正確に伝えられるようにしましょう。

  3. 希望の受け取り方法を提示する

    • 郵送で送ってもらいたいのか、もしくはメールでPDFなどを送付してもらうのか。
    • 実際には原本が必要になるケースが多いため、郵送で受け取るのが一般的です。

  4. 連絡を密に取り合う

    • 発行完了までどのくらい時間がかかるのかを聞き、住所の変更などがある場合は正確な情報を伝えておきましょう。

(1) 電話・メールで請求する場合

メリット

  • 担当者と直接やり取りができるため、発行までの流れが把握しやすい。
  • メールであれば記録が残るため、万が一書類が届かない時に再度問い合わせしやすい。

デメリット

  • 電話の場合は営業時間内に連絡する必要があり、タイミングが合わないと何度もかけ直す手間がある。
  • メールの場合は返信が遅れる可能性もある。

電話・メールをする際のポイント

  • 「源泉徴収票を◯◯年分、いつまでに必要」 といった具体的な希望を伝える。
  • 「住所が変わっている場合」は必ず伝える。
  • 宛先を間違えないように注意し、総務・人事・経理など部署名を正確に把握する。

(2) 郵送で請求する場合

メリット

  • 書面で請求内容を残せるため、双方の認識違いが起こりにくい。
  • 郵便事故を防ぐために簡易書留などを利用すれば、確実に送達した記録が残る。

デメリット

  • 書類のやりとりに時間がかかる。
  • 切手代や封筒など、多少の費用がかかる。

郵送請求時のポイント

  • 所定の請求書類（会社指定のフォーマット）があるか確認する。ない場合は、任意の用紙に「源泉徴収票の発行依頼」と明記して送付。
  • 返信用封筒（返送先の住所と切手を貼付）を同封すると親切でスムーズ。
  • 請求時には、住所・名前・必要な年度・連絡先電話番号など必要事項を漏れなく記入する。

(3) 直接訪問して受け取る場合

メリット

  • 直接担当者と会話できるため、何か不備があった場合にもその場で修正や対応がしやすい。
  • 即日受け取れる可能性が高い（担当者が不在でなければ）。

デメリット

  • 会社が遠方にある場合や、平日の日中しか対応していない場合は、訪問が難しい。
  • 事前にアポイントを取らないと、担当者が不在で空振りに終わる可能性もある。

訪問時のポイント

  • 事前連絡は必須。突然の来訪は対応できない場合がある。
  • 社会人としてのマナーとして、最低限の挨拶や服装に気をつける。
  • 会社のセキュリティが厳しい場合、入館手続きに時間がかかることもあるので、時間に余裕を持って行く。

5. どうしても源泉徴収票が手に入らない場合の対処法

会社が倒産してしまったり、担当者と連絡が取れないなど、どうしても**「源泉徴収票の前の職場からのもらい方」**が難しい場合があります。そんなときの対処法を以下にまとめます。

1. 税務署で「給与支払証明書」を発行してもらう

  • 前の職場が倒産してしまったり、音信不通の場合は、税務署に相談する方法があります。
  • 会社が源泉徴収税額を税務署へ納付している場合、税務署側に記録が残っていることがあるため、「給与支払証明書」の発行で代替できる可能性があります。
  • ただし、会社が適切に税金を納付していない場合や、必要な情報が不足している場合は、発行が難しいこともあります。

2. 他の証拠書類を用意する

  • 勤務時期や給与額が分かるものとして、雇用契約書や給与明細、銀行口座の振込記録などが考えられます。
  • これらの情報をもとに確定申告を行い、事情を税務署に説明する方法があります。
  • ただし、源泉徴収票ほどの公式性や信頼性がない場合もあるため、状況に応じて税務署から追加書類の提出を求められることがあります。

3. 可能な限り会社と再度接触を試みる

  • 倒産した場合でも、清算人や破産管財人などの手続き担当者が存在する可能性があります。
  • 企業HPや官報情報を確認し、書類の発行が可能かどうか問い合わせる手段を模索します。
  • 会社が存続しているが担当者が不在・連絡不能な場合は、代表電話や社長宛、または内容証明郵便を使って請求する方法もあります。

6. 源泉徴収票に関するよくあるQ&A

ここでは、「源泉徴収票の前の職場からのもらい方」 について多くの方が疑問に思うポイントをQ&A形式でまとめました。

Q1. 前の職場に源泉徴収票を請求したのに、なかなか届きません。どうすればいいですか？

A. まずは、請求してから2週間程度は待ってみましょう。その上で音沙汰がない場合、電話やメールで担当者に再度確認するのがベストです。相手の都合もあるため、メールであれば「●月●日にお送りした件について進捗はいかがでしょうか」とリマインドしましょう。

Q2. 前の職場が倒産して音信不通です。源泉徴収票を手に入れる方法はありますか？

A. 税務署に相談して**「給与支払証明書」**の発行を依頼できる場合があります。また、清算人や破産管財人が存在するなら、その連絡先を探し、可能であれば書類の発行を依頼しましょう。

Q3. 源泉徴収票を郵送してもらう際に、郵送料は自分負担ですか？

A. 多くの場合、自分で負担するのが一般的です。返信用封筒を同封して、切手も貼っておくことでスムーズに手続きが進みます。企業によっては送料を負担してくれるケースもありますが、基本的には自己負担を想定しましょう。

Q4. 一度退職して、同じ会社に再入社しました。その間の源泉徴収票も必要ですか？

A. 年度が同じであれば、連続している勤務期間と見なされる場合でも、いったん退職した期間に対して源泉徴収票が必要になるケースがあります。再入社の時期や年末調整の状況によって異なるので、総務や経理に相談しましょう。

Q5. 転職先が年末調整をしてくれない可能性がある場合はどうすればいい？

A. 例えば、12月末に転職した場合などは、新しい勤務先で年末調整を受けられないことがあります。その場合、自分で確定申告を行う必要がありますので、前の職場の源泉徴収票は必須です。早めに取り寄せ、確定申告の準備を進めましょう。

7. まとめ：源泉徴収票の前の職場からのもらい方で大切なポイント

ここまで解説した**「源泉徴収票の前の職場からのもらい方」**に関する重要ポイントを整理します。

  1. 源泉徴収票の意義を理解する

    • 年末調整や確定申告で不可欠な書類
    • 前の職場からの所得や源泉徴収額を正しく把握するために必須

  2. 前職からの取得時期と方法を把握しておく

    • 退職後すぐに請求するとスムーズ
    • 電話、メール、郵送、直接訪問など自分に合った方法を選択する

  3. 必要書類や個人情報を整理し、正確に伝える

    • 氏名、在籍時の社員番号、退職日、連絡先など
    • 希望する受け取り方法（郵送や訪問など）の事前確認

  4. どうしても取得できない場合の対処策も知っておく

    • 倒産時には税務署で「給与支払証明書」を確認
    • 破産管財人や清算人と連絡を取る可能性も視野に

  5. 疑問があれば税務署や公的機関に相談

    • トラブルが長期化する前に専門家や税務署を頼る
    • 年末調整や確定申告に間に合わないと損失の可能性がある

最終的には自分の税金関連の手続きを正しく行うため、必要な書類は迅速かつ確実に入手しなければなりません。特に年度末や確定申告シーズンはバタバタするので、余裕をもって準備しておきましょう。

外部参考リンク